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Unnötigen Stress durch Zeitplanung vermeiden

Effektive Zeitplanung wird in seinem eigentlichen Sinn oftmals falsch angewendet. Hier geht es nämlich nicht darum so noch mehr Zeit zu gewinnen um dann seinen Terminplan noch voller zu gestalten. Eine richtige Zeitplanung soll jedoch vielmehr dazu beitragen Ihre begrenzte Zeit für das einzusetzen was wirklich erledigt werden soll, um dann anschließend genug Kapazitäten für Regeneration zu haben. Stress wird nämlich erst dann ungesund, wenn man ihn nichtmehr ausgleichen kann. Das heißt also dass immer ein Gleichgewicht zwischen Anspannung und Entspannung bestehen sollte, wozu eine ordentliche Zeitplanung beitragen kann. Die wichtigsten Grundsätze hierbei sind im Folgenden zusammengetragen

Schriftliches planen: Bringen Sie ihren Plan zu Papier. Dies erinnert Sie immer wieder an Ihr Vorhaben und ist gewichtiger als das Merken im Kopf. Je nach Persönlichkeit reicht hier schon eine kleine To- do- Liste. Je stressiger der Alltag aber ist, desto genauer sollte man planen und dann gegebenenfalls auf einen komplett detaillierten Timetable zurückgreifen.

Große Aufgaben zuerst: Aufgaben, welche eine hohe Priorität aufweisen, sollten als erstes erledigt werden. Egal ob es sich hierbei um die Wochen oder Tagesplanung handelt, arbeiten Sie immer vom Großen zum Kleinen.

Individuelle Leistungskurve: Jeder Mensch besitzt unterschiedliche persönliche Zeiten zu  denen er besonders produktiv ist. So sind manche in den Morgenstunden noch müde, wohingegen andere hier eine Phase extremer Konzentration aufweisen. Wenn Sie diese Zeitspannen kennen, können Sie ihren Tag perfekt gestalten. Legen Sie schwierige und anstrengende Aufgaben auf die Zeiten, in denen Ihre Leistungsfähigkeit am höchsten ist, die sogenannte Prime- Time. Stufen Sie dann die Prioritäten langsam ab und gönnen sich dann eine Pause wenn Sie beispielsweise das Mittagstief erreichen.

Unerwartete Aufgaben einplanen: Ein spontanes Meeting oder kurzfristige Deadlines können immer wieder anfallen. Deshalb sollte man bei seiner Planung einen gewissen Puffer einkalkulieren. Hierfür werden etwa 30% der Zeit empfohlen. Anders würden solche unerwarteten Aufgaben Ihre gesamte Zeitplanung durcheinander bringen und die komplette Strukturierung geht verloren. Das endet letztendlich nur wieder in Stress und genau das gilt es schließlich zu verhindern.

Relaistische Zeitplanung: Planen Sie zum einen genug Zeit ein um Ihre Aufgabe ruhig und konzentriert erledigen zu können. Andererseits sollten Sie dennoch ein Limit definieren, um den Fokus nicht zu verlieren und trotzdem nicht über das Ziel herauszuschießen.

Kontrolle: Streichen Sie erledigtes direkt aus Ihrer Liste. Dies dient zur Veranschaulichung und erhöht die Motivation durch Erfolgserlebnisse. Setzten Sie sich außerdem am Ende der Woche hin und kontrollieren Sie inwiefern der Plan eingehalten werden konnte. Das dient zur Fehlerbehebung und Sie können Ihre Struktur für die kommende Woche anpassen. Mit der Zeit werden hier immer weitere Erfahrungen gesammelt und die Planung wird von Mal zu Mal besser.

Alle Vorteile auf einen Blick:

  1. Mehr Zeit
  2. Konzentrierteres arbeiten durch besseren Fokus
  3. Abschalten nach getaner Arbeit
  4. Bessere Erfolgskontrolle
  5. Mehr Freiheiten und weniger Stress durch strukturierten Tagesablauf

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